Klokkenluidersregeling Ruitenburg adviseurs & accountants en Ruitenburg Audit B.V.

Inleiding

Ruitenburg hecht waarde aan een goede klachtenregeling met een zorgvuldige en vertrouwelijke afhandeling van de gemelde klachten.

In dit kader is Ruitenburg van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde moeten kunnen stellen. Iemand die gebruik maakt van de klokkenluidersregeling kan de melding anoniem doen bij de Compliance Officer van Ruitenburg, of bij een externe bevoegde autoriteit.

Begrippen

In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:

Compliance Officer

De natuurlijke persoon die door het bestuur van Ruitenburg is aangesteld en in het kader van deze klokkenluidersregeling kennis neemt van de melding en contactpersoon is van de melder.

Melder

Een persoon die werkzaam is (geweest) bij Ruitenburg, op welke wijze dan ook (zzp’ers, vrijwilligers, flexwerkers en stagiairs daarbij inbegrepen) of bij één van haar klanten of leveranciers werkzaam is, die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.

Misstand

Een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Dit is het geval in de volgende situaties (niet-limitatief):

  • er is sprake van (dreigend gevaar voor) een schending van een wettelijk voorschrift of een interne beleidsregel op grond van een wettelijk voorschrift;
  • er is sprake van (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid;
  • er is sprake van (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen;
  • er is sprake van (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu;
  • er is sprake van (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van Ruitenburg;
  • er is sprake van (dreigende) verspilling van overheidsgeld; of
  • (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de hierboven genoemde feiten.
  • er is sprake van een (dreigende) inbreuk op het Unierecht op de volgende gebieden (hierna ook te noemen: ‘Inbreuk’):
    - overheidsopdrachten;
    - financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen geld en terrorismefinanciering;
    - productveiligheid en productconformiteit;
    - veiligheid van het vervoer;
    - bescherming van het milieu;
    - stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
    - veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
    - volksgezondheid;
    - consumentenbescherming;
    - bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
    - inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad;
    - inbreuken in verband met de interne markt.

Ruitenburg

De maatschap Ruitenburg adviseurs & accountants en Ruitenburg Audit B.V.

Unierecht

Het recht van de Europese Unie.

Meldkanalen

Intern

Een Melder die van mening is dat er sprake is van een (vermeende) Misstand of Inbreuk binnen Ruitenburg, kan (anoniem) een melding doen bij de Compliance Officer. De melding kan zowel schriftelijk als mondeling worden gedaan.

Schriftelijk: De melding kan per e-mail gestuurd worden naar het volgende e-mailadres: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Mondeling: als de melding mondeling wordt gedaan aan de Compliance Officer, zal de Compliance Officer een verslag opstellen die Melder kan controleren, corrigeren en voor akkoord kan ondertekenen. De melding kan als volgt gedaan worden:
- telefonisch of via Teams en/of;
- een gesprek op locatie (binnen redelijke termijn).

Ook staat het Melder vrij een externe adviseur in vertrouwen te raadplegen. 

Extern/adviseur

De melding kan (anoniem) gedaan worden door Melder bij een bevoegde autoriteit, zoals bijvoorbeeld (maar niet uitsluitend) het Huis voor Klokkenluiders of de AFM. Bij twijfel kan Melder terecht voor advies bij het Huis voor Klokkenluiders: www.huisvoorklokkenluiders.nl.

Procedure

Binnen zeven dagen na ontvangst van de melding bevestigt de Compliance Officer de ontvangst van de melding aan Melder. In deze bevestiging verstrekt de Compliance Officer informatie over de procedure en de termijnen die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding aan Melder. Uiterlijk na vier weken bericht de Compliance Officer aan Melder welke maatregelen zijn genomen en hoe de verdere afhandeling zal verlopen. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen de termijn van vier weken gedaan kan worden, meldt de Compliance Officer dit aan Melder en geeft daarbij aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden. Voornoemde termijn bedraagt niet meer dan drie maanden na het versturen van de ontvangstbevestiging.

Afhandeling

De Compliance Officer informeert direct het bestuur van Ruitenburg. De Compliance Officer informeert de melder hierover. Direct na ontvangst van de melding zal de compliance officer van Ruitenburg een onderzoek naar de (vermeende) Misstand en/of Inbreuk starten. Zowel Compliance Officer als Melder zijn bevoegd extern (juridisch) advies in te winnen als zij dit nodig achten. De taken en bevoegdheden van Compliance Officer zijn voor het overige vastgelegd in het Kwaliteitshandboek van Ruitenburg. De Compliance Officer rapporteert schriftelijk aan het bestuur over zijn bevindingen. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door het bestuur te nemen maatregelen. Als het bestuur van het advies wil afwijken, wordt dit met de Compliance Officer besproken. Als de melding de Compliance Officer betreft, zal het bestuur een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid (laten) starten.

Vertrouwelijkheid en bescherming

De melding geschiedt onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dit geldt ook voor de correspondentie over en de behandeling van de melding. Ruitenburg registreert de melding en hanteert daarbij de passende wet- en regelgeving omtrent gegevensbescherming. De melder kan de Compliance Officer schriftelijk ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.

Het bestuur van Ruitenburg garandeert dat (een) melding(en) door Melder aan de Compliance Officer of een andere bevoegde instantie op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze leidt tot benadeling van Melder, onder de voorwaarden als benoemd in de Wet bescherming klokkenluiders. Dit geldt ook voor de medewerker van Ruitenburg die Melder bijstaat.