Onbelaste thuiswerkvergoeding mogelijk tijdens coronavirus?

Als gevolg van de coronamaatregelen werkt men massaal thuis. Voor werknemers brengt dit extra kosten met zich mee. De vraag die dan rijst, is of de werkgever een onbelaste ‘thuiswerkvergoeding’ mag verstrekken om de kosten te vergoeden die thuiswerken met zich meebrengt. Denk hierbij niet alleen aan verwarming, elektriciteit, bel- en internetkosten en dergelijke. Ook de kosten van koffie, thee en fris en een snack tussendoor (zoals wat snoep, een koekje of fruit) komen nu ten laste van de werknemer.

Werkruimte

De werkgever mag alleen een onbelaste vergoeding voor de kosten van een thuiswerkplek verstrekken als die werkplek als een zelfstandige werkruimte geldt. Criteria zijn dat er sprake is van een eigen ingang, eigen sanitaire voorzieningen en de mogelijkheid om de werkruimte te verhuren aan derden. Bij veel werknemers zal de werkruimte hieraan niet voldoen. Dit heeft ook tot gevolg dat de zogenaamde nihilwaardering voor voorzieningen op de werkplek niet kan gelden. Er geldt een uitzondering als het gaat om ARBO-voorzieningen zoals een ergonomische stoel of bureau, stralingsarme monitor en juiste verlichting.

Oude regeling

Voorheen was het mogelijk om als werkgever, eens per vijf jaar, een belastingvrije vergoeding van € 1.815 te geven voor een thuiswerkplek. Hiervan maakten werkgevers ook dankbaar gebruik. Deze mogelijk is echter vervallen met de invoering van de werkkostenregeling (hierna: WKR).

Werkkostenregeling

De denkbare kosten van thuiswerken kan een werkgever binnen de WKR maar zeer beperkt onbelast vergoeden. Dit lukt alleen voor hetgeen dat onder een zogenaamde gerichte vrijstelling valt. Denk hierbij aan reiskosten, tijdelijke verblijfskosten, opleidingskosten en de kosten van noodzakelijke gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen. Bij dit laatste mogen overigens ook de belkosten en internetkosten worden vergoed. Naar de aard van de kosten die met thuiswerken zijn verbonden (zoals koffie, thee, kleine snacks, meerkosten verwarming en elektriciteit), zullen alleen de mobiele belkosten en internetkosten thuis voor onbelaste vergoeding in aanmerking komen. Zodra de werkgever ook overige kosten compenseert, dan kan dit alleen onbelast als er nog vrije ruimte resteert. Bij overschrijding hiervan is de werkgever over het meerdere 80% eindheffing verschuldigd. Alles bij elkaar niet heel aantrekkelijk, als je als werkgever bij de werknemer thuis zoveel mogelijk de omstandigheden wil nabootsen als op kantoor of de bedrijfskantine.

Conclusie

Al met al blijkt dat er weinig ruimte is voor de werkgever om een onbelaste thuiswerkvergoeding aan de werknemers te verstrekken. Is dit anno 2020 niet erg achterhaald? Goed werkgeverschap, waaronder het bevorderen van een prettige werkomgeving thuis, zou toch moeten worden beloond. De praktijk en verschillende belangorganisaties schreeuwen al geruime tijd om een thuiswerkfaciliteit, voor een vast bedrag per maand. Dit zou mijns inziens niet alleen een tijdelijke maatregel moeten zijn gedurende de coronacrisis, maar een permante faciliteit die werknemers aanmoedigt om thuis te werken. Wellicht de oude € 1.815-regeling weer van stal halen?