Algemene voorwaarden: the do’s and don’ts

Veel ondernemers maken bij het sluiten van contracten gebruik van algemene voorwaarden. Daarin zijn allerlei bepalingen opgenomen om ondernemersrisico’s te beperken, bijvoorbeeld met betrekking tot aansprakelijkheid. Het voordeel van algemene voorwaarden is dat je niet elke keer dat je een overeenkomst sluit, opnieuw over deze bepalingen hoeft te onderhandelen. Dat levert tijdswinst op.

Ondernemers moeten zich er wel van bewust zijn dat zij alleen een beroep kunnen doen op de algemene voorwaarden, als zij de voorwaarden op de juiste wijze van toepassing hebben verklaard. In deze blog lees je hoe je dit doet. Daarbij gaan wij uit van een contract tussen twee ondernemingen (dus geen consumenten) die beide in Nederland gevestigd zijn.

Vereisten voor toepassing algemene voorwaarden

• De algemene voorwaarden zijn door de wederpartij aanvaard
  Voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden is vereist dat de wederpartij deze heeft aanvaard. Daarvoor is doorgaans voldoende dat – bijvoorbeeld op een offerte – wordt vermeld dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat de wederpartij daar vervolgens geen bezwaar tegen maakt.
• De algemene voorwaarden zijn aan de wederpartij ter hand gesteld
  De wederpartij kan de algemene voorwaarden vernietigen als uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst geen redelijke mogelijkheid is gegeven om kennis te nemen van de voorwaarden. Dit betekent dat je een exemplaar van de algemene voorwaarden aan de wederpartij moet overhandigen. Dit wordt ‘terhandstelling’ genoemd. In de volgende situaties blijft de wederpartij toch gebonden aan de algemene voorwaarden, ook al zijn deze niet ter hand gesteld. Dit is het geval als:
  - terhandstelling redelijkerwijs niet mogelijk is, bijvoorbeeld als de overeenkomst wordt gesloten per telefoon of de algemene voorwaarden zeer omvangrijk zijn. In dat geval kun je volstaan met een mededeling dat de algemene voorwaarden ter inzage liggen op het kantooradres van de onderneming, of zijn gedeponeerd bij een locatie van de Kamer van Koophandel, of bij een griffie van een rechtbank. Ook moet in de mededeling meegenomen worden dat de algemene voorwaarden op verzoek worden toegezonden.
  - de wederpartij een ‘grote onderneming’ is. Hieronder wordt kort gezegd verstaan: een onderneming die zijn volledige jaarrekening moet publiceren of een onderneming waarbij 50 of meer personen werkzaam zijn.
  - de wederpartij een professionele partij is, waarmee regelmatig gelijksoortige overeenkomsten worden gesloten, terwijl de algemene voorwaarden bij de eerste transactie aan de wederpartij ter hand zijn gesteld. In dat geval hoef je de algemene voorwaarden bij een latere transactie niet opnieuw ter hand te stellen, als het voor de wederpartij duidelijk is dat je de overeenkomsten steeds onder toepassing van dezelfde algemene voorwaarden wilt sluiten.

Let op: de algemene voorwaarden moeten op tijd, dus voor of bij het sluiten van de overeenkomst, ter hand worden gesteld. Overhandiging van de algemene voorwaarden bij het versturen van een pakbon of factuur is dus niet op tijd.

Elektronische terhandstelling algemene voorwaarden

Als de overeenkomst elektronisch wordt gesloten (zoals via e-mail of webshop), kunnen de algemene voorwaarden ook elektronisch ter beschikking worden gesteld. Bijvoorbeeld via een pdf-bestand of verwijzing naar een directe hyperlink. Belangrijke voorwaarde is dat de algemene voorwaarden kunnen worden opgeslagen en later nog toegankelijk zijn. Een pdf-bestand voldoet hier automatisch aan. Bij een hyperlink kan hieraan worden voldaan met een printknop (de mogelijkheid tot ‘copy-paste’ is niet voldoende). Ook bij een schriftelijke overeenkomst kunnen de algemene voorwaarden elektronisch worden verstrekt, maar alleen als de wederpartij daarmee uitdrukkelijk heeft ingestemd.

Terhandstelling algemene voorwaarden door dienstverrichters

Voor dienstverrichters geldt een soepelere regeling, die afkomstig is van Europese wetgeving. Dienstverrichters zijn partijen die, anders dan in loondienst, gewoonlijk tegen vergoeding economische activiteiten verrichten. Enkele voorbeelden zijn accountants en ICT-dienstverleners. Opvallend is dat volgens de Europese rechter ook detailhandelaren onder deze definitie vallen. Dienstverrichters mogen de algemene voorwaarden altijd elektronisch toegankelijk maken, ongeacht of de overeenkomst elektronisch is gesloten of de wederpartij hier uitdrukkelijk mee heeft ingestemd.

Wat als de wederpartij eigen algemene voorwaarden hanteert?

In de praktijk komt het voor dat de wederpartij ook zijn eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaart. Dan komt de vraag op welke van de 2 algemene voorwaarden van toepassing zijn. Naar Nederlands recht is dan beslissend wie als eerste naar zijn algemene voorwaarden heeft verwezen. De tweede verwijzer kan de toepassing van de algemene voorwaarden van de eerste verwijzer alleen voorkomen door deze uitdrukkelijk af te wijzen. Daarvoor is niet voldoende dat hij aangeeft dat hij zijn eigen algemene voorwaarden hanteert, ook niet als in zijn eigen voorwaarden is opgenomen dat de voorwaarden van de eerste verwijzer niet gelden. De tweede verwijzer moet duidelijk mededelen dat hij alleen een overeenkomst wil aangaan, als niet de voorwaarden van de eerste verwijzer, maar zijn eigen voorwaarden van toepassing zijn. Dat kan bijvoorbeeld in de e-mail waarin een offerte wordt uitgebracht en waarin de eigen algemene voorwaarden als bijlage zijn toegevoegd.

Let op: de afwijzing moet voldoende opvallen (dus bij voorkeur niet in kleine letters in de e-mailhandtekening).

Do’s algemene voorwaarden

• Vermeld duidelijk welke algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn.
• Stel de algemene voorwaarden uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst ter beschikking aan de wederpartij, op de manier zoals in deze blog beschreven.
• Als de wederpartij als eerste naar zijn eigen algemene voorwaarden verwijst, maak dan duidelijk bezwaar tegen deze voorwaarden en verklaar alsnog je eigen voorwaarden van toepassing.

Don’ts algemene voorwaarden

• Denk niet te makkelijk over algemene voorwaarden
• Voorkom 'schijnzekerheid'!

Heb je nog vragen over (het toepassen van) algemene voorwaarden, neem dan gerust contact met ons op voor juridisch advies.