(Online) administratie: weggooien of bewaren?

De zomervakantie is weer begonnen, nadat een raar schooljaar is afgesloten. Kinderen hangen op de bank, of spelen buiten of op hun kamer. En die kamer is weer aan een grote schoonmaak toe. Een leuke vakantie-activiteit dacht ik zo! Helaas is hun reactie: “Neeee, dat komt nog wel, doen we later wel, we hebben nu vakantie…” Jammer! Zelf blijf ik graag opruimen. Soms als goed uitstelexcuus, vaker omdat ik blij en rustig word als ik minder spullen om mij heen heb.

Door het coronavirus werk ik veel thuis. Nadat ik dit beneden aan de eettafel en boven achter het bureau van een van mijn kinderen heb geprobeerd, heb ik toch maar een bureau in onze ‘rommelkamer’ gezet. Dit betekent dat ik voor de kast met administratie zit en tussen de bakken met kerst- en skispullen. Hmmm, dat kan beter. Zeker nu het structureel lijkt te worden, is een fijne opgeruimde werkplek wel heel fijn!

Dat betekent dus… opruimen! Te beginnen met onze administratie. Het liefst vernietig ik alles, ik ben immers niet wettelijk verplicht iets te bewaren. Toch bewaar ik alles vanaf 2015, want de Belastingdienst mag tot vijf jaar terug belasting navorderen. Daarnaast bewaar ik natuurlijk alle ‘permanente’ documenten, zoals ons samenlevingscontract, testament en alles rondom de aankoop en verbouwing van ons huis. Goed voornemen: alles digitaliseren. Dan kan ook die map weg.

Bewaarplicht ondernemers

Voor ondernemers geldt een bewaarplicht van zeven jaar. De administratie moet volgens de Belastingdienst in ieder geval de volgende basisgegevens bevatten:

  • grootboek
  • debiteuren- en crediteurenadministratie
  • voorraadadministratie
  • in- en verkoopadministratie
  • loonadministratie.

In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet je de gegevens van onroerende zaken tien jaar bewaren. Als je digitale diensten levert moet je de administratie daarvan ook tien jaar bewaren.

Digitale administratie

Het is raadzaam om je administratie in goede staat te houden. Probeer te voorkomen dat je gegevens door brand of wateroverlast verloren of beschadigd raken, bijvoorbeeld door ze op meer dan één locatie te bewaren. Je mag onder bepaalde voorwaarden je facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Dit wordt conversie genoemd. Van conversie is ook sprake als je wisselt van computersysteem. Het is van groot belang dat de oorspronkelijkheid en inhoud van deze gegevens juist zijn, en dat de echtheidskenmerken worden opgeslagen. Op een factuur moet het bijvoorbeeld duidelijk zijn dat het document daadwerkelijk van de leverancier afkomstig is. Het is ook van belang dat de factuur niet te veranderen is.

Online administratiepakket

Hoe fijn is het als je je facturen in je online administratiepakket kan bewaren? Je scant je bonnetje met een app en/of mailt de facturen naar je administratie, en het wordt vervolgens in je administratie verwerkt en opgeslagen. Je zet openstaande facturen klaar voor betaling, laadt het betaalbestand in jouw internetbankierenomgeving, en de betaling wordt gematcht aan je factuur. Nooit meer een bonnetje kwijt.

De uitdaging die hierbij komt kijken: verandering in jouw proces. Je facturen komen nu op veel verschillende manieren binnen: via mail, per post, ze staan klaar in een portaal, of zitten in je portemonnee of tas. In plaats van alles te printen en in mappen te stoppen, moet je het voortaan zo organiseren dat alles in je administratiepakket terecht komt. Het vergt wat organisatietalent en veel discipline om ervoor te zorgen dat er geen bonnetje meer ontbreekt in je administratie, maar wat levert het je op? Rust in je hoofd door structuur en een goedlopend proces. Bovendien ben je altijd bij met je administratie! Hoe fijn is dat? Neem contact met me op als ik je hierbij kan helpen.

Ik wil meer informatie ontvangen over dit onderwerp

Vul hier je naam in

Vul hier een geldig telefoonnummer in (Voorbeeld 0612345678, zonder spaties of tekens)

Ongeldige invoer

Opmerking (optioneel)

Ongeldige invoer

Jacqueline Steeneveld

Jacqueline Steeneveld

Adviseur
Deel dit artikel
Accepteer marketing-cookies om dit artikel te kunnen delen.

Ik wil meer informatie ontvangen over dit onderwerp

Vul hier je naam in

Vul hier een geldig telefoonnummer in (Voorbeeld 0612345678, zonder spaties of tekens)

Ongeldige invoer

Opmerking (optioneel)

Ongeldige invoer