Najaarsschoonmaak

Wat was het vorige week heerlijk herfstweer! Ik heb ervan genoten met lange herfstwandelingen. Gelukkig kregen we vervolgens een echte regenachtige zondag, zodat ik ook aan mijn voorgenomen najaarsschoonmaak kon beginnen.

Naast de kledingkast komt ook onze administratie aan de beurt. Het liefst vernietig ik alles, ik ben immers niet wettelijk verplicht iets te bewaren. Toch bewaar ik alles vanaf 2012, want de Belastingdienst mag tot vijf jaar terug belasting navorderen. Daarnaast bewaar ik natuurlijk alle ‘permanente’ stukken, zoals ons samenlevingscontract, testament en alles rondom de aankoop en verbouwing van ons huis. Goed voornemen: alles digitaliseren, dan kan ook deze map weg.

Bewaarplicht ondernemers

Voor ondernemers geldt een langere bewaarplicht van zeven jaar. De administratie moet volgens de Belastingdienst in ieder geval de volgende basisgegevens bevatten:

• grootboek;
• debiteuren- en crediteurenadministratie;
• voorraadadministratie;
• in- en verkoopadministratie;
• loonadministratie.

Digitale administratie

Het is raadzaam om de administratie in goede staat te houden. Probeer te voorkomen dat je gegevens door brand of wateroverlast verloren of beschadigd raken door ze bijvoorbeeld op meer dan één locatie te bewaren.

Je mag onder bepaalde voorwaarden je facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Dit wordt conversie genoemd. Van conversie is ook sprake als je wisselt van computersysteem. Het is van groot belang dat de oorspronkelijkheid en inhoud van deze gegevens juist zijn en dat de echtheidskenmerken worden opgeslagen. Voor een factuur moet bijvoorbeeld duidelijk zijn dat dit document daadwerkelijk van de leverancier afkomstig is. Het is ook van belang dat de factuur niet te veranderen is.

Uitzonderingen

In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet je de gegevens van onroerende zaken tien jaar bewaren. Als je digitale diensten levert moet je de administratie hiervan ook tien jaar bewaren.

Afspraken met Belastingdienst

De basisgegevens uit je administratie moet je zoals eerder genoemd zeven jaar bewaren. Voor overige gegevens kun je afspraken maken over kortere bewaartermijnen. Daarnaast kun je vastleggen in welke vorm je de gegevens bewaart (digitaal of op papier) en hoe gedetailleerd je die bewaart (bijvoorbeeld urenstaten of telstroken van de kassa).

De Belastingdienst moet weten hoe je geautomatiseerde administratie geregeld is om deze afspraken te kunnen maken. Je kunt je hierop voorbereiden door een inventarisatie te maken van alle informatiesystemen die door jouw onderneming worden gebruikt en fiscaal relevante informatie bevatten. Per informatiesysteem moet je gemotiveerd aangeven hoe je je bewaarplicht wilt invullen. Ik ondersteunen je graag bij het inzichtelijk maken van alle informatiesystemen en het afstemmen met de Belastingdienst.

Minder meuk, meer leuk

Ik word heel blij van minder spullen, ervaar meer rust en ruimte en geniet meer van wat ik wel heb. Dat gun ik jou ook, succes met opruimen!

Jacqueline Steeneveld

Jacqueline Steeneveld

Adviseur
Deel dit artikel