Meten is weten

Ik hoorde dat vroeger geregeld van mijn vader als er iets in huis moest worden gedaan. De duimstok was het voornaamste stuk gereedschap om te zorgen dat iets recht tot stand kwam. Met daarnaast natuurlijk twee timmermansogen en de nodige hoeveelheid kennis van zaken. Deze tegeltjeswijsheid is echter niet voorbehouden aan de klusser. Een ondernemer moet ook meten om vast te stellen of de zaken verlopen volgens planning, en hoe dit eventueel bij te sturen of te verbeteren.

Weinigen onderkennen dat dit meten begint bij het inrichten van de administratie, oftewel het opzetten van de boekhouding. Op zich niet een sexy onderwerp dat menig hart sneller zal doen slaan. Toch is het handig kennis te hebben hoe de boekhouding op te zetten. Uiteindelijk krijgt namelijk elke beslissing die een ondernemer neemt haar weerslag in de financiële administratie.

Door het gebruik van de juiste grootboekrekeningen in de administratie en vervolgens de verwerking van transacties, komt heel veel informatie tot stand. Denk hierbij onder andere aan:

• diverse soorten van inkopen (materiaal, adviseurs, hulpstoffen, autokosten);
• betalingen door afnemers;
• betalingen aan personeel (salaris, pensioen, reiskosten, premies);
• afdrachten aan de Belastingdienst;
• betaalde rente op leningen en dergelijke.

Die schat aan informatie maak je zichtbaar door verloopoverzichten van een grootboekrekening (ofwel: vergelijking met voorgaande perioden) en onderlinge afstemming van grootboekrekeningen. Hierdoor ontstaat inzicht in de lopende onderneming en kun je als ondernemer betere beslissingen nemen. Als je alleen naar het banksaldo kijkt om te weten hoe je ervoor staat, loop je al snel achter de feiten aan.

Door bijvoorbeeld de behaalde verkoopresultaten zoveel mogelijk per product of productgroep bij te houden, zie je vrij snel welke producten het meeste geld opleveren. Door ook de bijbehorende kosten per product bij te houden, kun je dit verder onderling vergelijken. Je ziet dan in één oogopslag welke producten het meeste bijdragen aan je uiteindelijke resultaat. Dat hoeft niet persé het artikel te zijn dat het meest wordt verkocht of als ‘specialiteit van het huis’ geldt. Ook relaties met min of meer vaste uitgaven (zoals reiskosten, transportkosten, verpakkingsmateriaal, energiekosten) kunnen dan worden gelegd en leiden nogal eens tot opvallende inzichten.

Gelukkig zijn veel boekhoudsystemen in staat de ingevoerde informatie op een eenvoudige manier zichtbaar te maken. Veel boekhoudsoftware genereert uit zichzelf al maand- of kwartaaloverzichten, die een ondernemer gebruikt om de stand van de bedrijfsvoering te lezen en bij te sturen. Het kan echter veel beter. Elke onderneming is uniek en heeft dus belang bij een eigen setje aan specifieke informatie voortkomend uit de boekhouding. Dat moet dus terugkomen in de opzet van de financiële administratie. Een fitnesscentrum of parkeergarage zal deze anders inrichten dan een autodealer, snackbar of consultant.

Een investering in het goed inrichten van de boekhouding, zodanig dat er veel informatie uit blijkt, is lonend. Zorg daarom dat je een vooraf goed opgezette administratie hanteert. Je krijgt er veel voor terug.