Wat zijn de spelregels tijdens een sollicitatieprocedure onder de AVG?

Tijdens een sollicitatieprocedure verzamelen werkgevers veel persoonsgegevens. Niet alleen via sollicitatiebrieven en cv’s, maar ook op andere manieren. Denk aan het raadplegen van het profiel van de sollicitant op sociale media, het maken van aantekeningen tijdens een sollicitatiegesprek en het bellen van de door de sollicitant opgegeven referenties. Welke spelregels moet de werkgever volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) hierbij in acht nemen?

Alleen persoonsgegevens verwerken waarvoor een gerechtvaardigd belang aanwezig is

Het gerechtvaardigd belang van de werkgever zal doorgaans zijn dat hij moet beoordelen of de sollicitant geschikt is voor de functie en of de sollicitant integer en betrouwbaar is. Dit betekent bijvoorbeeld dat de werkgever in de meeste gevallen wel het LinkedIn-, maar niet het Facebook-profiel van de sollicitant mag bekijken. Facebook ziet namelijk op het delen van privé-informatie die voor de werkgever over het algemeen niet van belang is.

Niet vragen naar de gezondheid van de sollicitant

De werkgever mag in beginsel geen bijzondere persoonsgegevens verwerken, zoals gegevens over de gezondheid van de sollicitant. Is de gezondheid relevant voor de vervulling van de functie, dan moet de sollicitant dit zelf mededelen. Dit betekent dat werkgevers ook voorzichtig moeten zijn met het vragen naar een videosollicitatie of een foto bij het cv. Beelden kunnen namelijk ook gegevens over de gezondheid (of andere bijzondere persoonsgegevens, zoals ras of godsdienst) bevatten.

Gegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is

Als een sollicitant wordt afgewezen, moeten zijn of haar persoonsgegevens uiterlijk binnen vier weken na het einde van de sollicitatieperiode worden verwijderd. Als de sollicitant daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven, mogen de gegevens langer worden bewaard (één jaar na beëindiging van de sollicitatieperiode). De werkgever moet daar wel een goede reden voor hebben, bijvoorbeeld omdat het aannemelijk is dat binnen een redelijke termijn een andere passende functie vrij zal komen. Let op: de sollicitant kan zijn of haar toestemming te allen tijde intrekken.

Sollicitanten vooraf informeren over de gegevensverwerking

De werkgever moet sollicitanten duidelijk informeren over onder meer welke persoonsgegevens worden verzameld, met welk doel en hoe lang ze worden bewaard. Deze informatie kan worden opgenomen in een privacyverklaring die duidelijk vindbaar op de website van de werkgever wordt geplaatst. Staat de vacature op dezelfde website, dan is een verwijzing naar de privacyverklaring voldoende. Als de vacature ergens anders wordt uitgezet, is het wenselijk een link naar de privacyverklaring in de vacaturetekst op te nemen.

Voldoen aan een verzoek tot inzage van persoonsgegevens

De werkgever die wordt geconfronteerd met een verzoek tot inzage van een sollicitant, moet in beginsel kosteloos een kopie verstrekken van de persoonsgegevens die van de sollicitant worden verwerkt. Interne notities, zoals aantekeningen die tijdens een sollicitatiegesprek zijn gemaakt, vallen niet onder het inzagerecht zolang deze als geheugensteun dienen. Als de aantekeningen deel uit zijn gaan maken van het dossier of met anderen worden gedeeld, moeten zij wel worden verstrekt.

Conclusie

Voor werkgevers gelden tegenover sollicitanten strenge regels als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens. Ons advies is dan ook: verwerk niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk en leg een eventuele toestemming van de sollicitant goed vast. Stuur sollicitatiebrieven en cv’s bovendien niet zomaar door naar een collega, maar bewaar deze op een centrale plek.

Heb je vragen over de verwerking van persoonsgegevens bij jouw sollicitatieprocedure, of heb je hulp nodig bij het opstellen van een privacyverklaring? Neem gerust contact met mij op!

Ik wil meer informatie ontvangen over dit onderwerp

(*)
Vul hier je naam in

(*)
Ongeldige invoer

Opmerking (optioneel)

(*)
Ongeldige invoer

Mariëlle van der Stok

Mariëlle van der Stok

Juridisch adviseur
Deel dit artikel
Accepteer marketing-cookies om dit artikel te kunnen delen.

Ik wil meer informatie ontvangen over dit onderwerp

Vul hier je naam in

Ongeldige invoer

Opmerking (optioneel)

Ongeldige invoer