Veel administratie valt onder bewaarplicht

Als ondernemer ben je verplicht een administratie te voeren. Wat we hieronder precies moeten verstaan, is niet nader omschreven in de wet. Je doet er echter goed aan dit niet te beperkt op te vatten, zo leert recente rechtspraak.

Inrichting van je administratie

Je administratie dient in ieder geval zodanig te zijn ingericht, dat de fiscus je financiële en uiteraard ook je fiscale verplichtingen eenvoudig kan achterhalen. Alles wat hierbij van belang kán zijn, behoort tot je administratie. Je dient dit bovendien minstens zeven jaar te bewaren. Voor onroerend goed is deze termijn zelfs tien jaar.

Onlangs werd bij een autohandelaar annex reparateur geconstateerd dat verzekerings- en schaderapporten niet waren bewaard. Omdat hiernaar op facturen wel verwezen werd, schoot de administratie tekort. De opgelegde informatiebeschikking bleef dan ook in stand, met alle nadelige gevolgen van dien.

Let op! Zaken als facturen, loonstaten, offertes en correspondentie behoren uiteraard tot je administratie. Maar ook minder voor de hand liggende zaken, zoals je email, kladaantekeningen en aanwezig kasgeld. Het begrip 'administratie' is dus omvangrijk.

Informatiebeschikking

Als je administratie tekort schiet, kan de inspecteur je een informatiebeschikking opleggen. Daarmee kan hij je dwingen de benodigde informatie op te hoesten. Vind je dat je de gevraagde informatie al hebt geleverd of ben je het anderszins niet met de beschikking eens, dan kun je deze aanvechten voor de rechter.

Omkeren bewijslast

Lever je de gevraagde info niet of is dit niet mogelijk omdat je bijvoorbeeld bepaalde zaken niet bewaard hebt, dan kan de inspecteur de bewijslast omkeren. Dit is buitengewoon vervelend, want dan zul je moeten aantonen dat de opgelegde aanslag te hoog is. Dat zal zonder de nodige papieren niet meevallen.