Kan ik een onbelaste kostenvergoeding doorbetalen bij ziekte?

Ook onder de werkkostenregeling kun je gebruik maken van vaste kostenvergoedingen. Maar kun je die ook doorbetalen als de werknemer tijdelijk geen kosten maakt, zoals bij ziekte? En onder welke voorwaarden?

Vaste kostenvergoeding

Een vaste kostenvergoeding vermindert de administratieve rompslomp voor ondernemers. Er gelden echter wel voorwaarden, om misbruik te voorkomen. Waar moet je op letten?

Specificeren

Je moet een vaste kostenvergoeding specificeren, zodat duidelijk is voor welke kosten welke vergoeding wordt betaald. Bovendien moet je vooraf een onderzoek doen naar de werkelijke omvang van de kosten, zodat deze ongeveer overeenkomen met de betaalde vergoeding.

Tip: Dit hoeft niet als je vóórdat je de werkkostenregeling toepaste al een vaste kostenvergoeding betaalde en de omstandigheden ongewijzigd zijn gebleven.

Let op! Als intermediaire kosten en vrijgestelde loonbestanddelen onderdeel uitmaken van de kostenvergoeding, komt dit deel van de vergoeding niet ten laste van de vrije ruimte. Belaste loonbestanddelen kun je hierin wel onderbrengen.

Geen kosten, kostenvergoeding tijdelijk doorbetalen

Maakt een werknemer tijdelijk geen kosten, bijvoorbeeld wegens ziekte, dan kun je de kostenvergoeding tijdelijk toch blijven uitbetalen, ook het onbelaste deel. Je kunt de vergoeding blijven uitbetalen in de maand waarin de werknemer ziek wordt en in de erop volgende maand. Daarna zet je het onbelaste deel van de vergoeding stop. Doe je dit niet, dan is dit deel ook belast. Je mag de onbelaste kostenvergoeding pas weer uitbetalen vanaf de maand nádat de werknemer weer aan het werk is gegaan.

Voorbeeld: Jouw werknemer wordt op 5 maart ziek en hervat het werk weer op 23 september. Je mag de kostenvergoeding blijven betalen tot 1 mei en weer vanaf 1 oktober.

Let op! Alleen als bepaalde kosten doorlopen tijdens ziekte, zoals abonnementen op een vaktijdschrift, mag je dit deel van de onbelaste kostenvergoeding blijven betalen tijdens ziekte.

Heb je vragen over dit onderwerp, neem dan contact met ons op.

Deel dit artikel