Je personeel werkt regelmatig thuis. Wat mag je onbelast vergoeden?

In veel bedrijven werken werknemers regelmatig vanuit huis. Om thuis te kunnen werken zijn vaak bepaalde faciliteiten nodig als een mobiele telefoon en laptop. Kun je als werkgever hiervoor een onbelaste vergoeding geven of niet?

Werkkamer

Voor een werkkamer kun je geen onbelaste vergoeding geven. Wil je de belasting toch niet voor rekening van je werknemer laten komen, dan kun je de vergoeding wel onderbrengen in de werkkostenregeling.

Zelfstandige werkruimte?

Zaken die je werknemer in de werkruimte gebruikt zoals een bureau, zijn alleen belastingvrij als de werkruimte zelfstandig is. Dit wil zeggen dat je werknemer deze ruimte zonder problemen aan een derde zou kunnen verhuren. De werkruimte moet dan een eigen ingang hebben en eigen sanitair. Ook moet je met de werknemer een zakelijke huurovereenkomst met betrekking tot deze werkkamer hebben afgesloten. Vereist is ook dat de werknemer in de werkruimte werkt.

Let op! Wordt aan al deze eisen voldaan, dan kun je de inrichting belastingvrij ter beschikking stellen. De inrichting moet wel jouw eigendom blijven en de werknemer moet een en ander teruggeven als hij het niet meer gebruikt. Verder kun je ook de energie inzake de werkkamer belastingvrij vergoeden.

Tip: Bij een niet zelfstandige werkruimte kun je wel de werkkostenregeling toepassen om belastingheffing bij de werknemer te voorkomen.

Noodzakelijke PC, gsm en gereedschap

Een voor het werk noodzakelijke PC, gsm, gereedschap en dergelijke apparatuur mag je ook belastingvrij vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Dit geldt ook als een en ander niet noodzakelijk is, maar wel voor minstens 90% zakelijk gebruikt wordt. Gebruikt de werknemer de spullen niet meer, dan moet hij ze aan jou teruggeven of jou de restwaarde betalen.

Let op! Je moet desgevraagd aannemelijk kunnen maken dat de apparatuur noodzakelijk is voor het werk. De werknemer moet desgevraagd aannemelijk kunnen maken dat hij de apparatuur minstens 90% zakelijk gebruikt.

Arbo-voorzieningen

Voorzieningen op grond van uw verplichtingen volgens de Arbowet zijn ook onbelast als de werkkamer voldoet aan de Arbo-eisen. De werknemer moet de voorzieningen in de werkruimte gebruiken en je hiervoor geen vergoeding betalen.

Werkt je personeel regelmatig vanuit huis en heb je vragen over de mogelijke vergoedingen, dan adviseren wij je graag hierbij.