Klokkenluidersregeling

Ruitenburg adviseurs & accountants

Inleiding

Ruitenburg adviseurs & accountants hecht waarde aan een goede klachtenregeling met een zorgvuldige en vertrouwelijke afhandeling van de gemelde klachten.

In dit kader is Ruitenburg adviseurs & accountants van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde moeten kunnen stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem doen bij de vertrouwenspersoon van Ruitenburg adviseurs & accountants.

Begrippen

In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:

Ruitenburg adviseurs & accountants

De accountantsorganisatie Ruitenburg adviseurs & accountants (hierna Ruitenburg).

Medewerker

Alle aan Ruitenburg verbonden werknemers inclusief partners en/ of bestuursleden. 

Externe derde

Een ieder natuurlijk- of rechtspersoon niet zijnde Ruitenburg of één van haar medewerkers.

Melder

Een ieder natuurlijk- of rechtspersoon die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.

Vertrouwenspersoon

De natuurlijke personen die door het bestuur van Ruitenburg zijn aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling. Per vestiging is door het bestuur een vertrouwenspersoon aangesteld. Het bestuur van Ruitenburg komt niet voor deze functie in aanmerking.

(Vermeende) onregelmatigheid

Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Ruitenburg en/of haar medewerkers in verband met:

een (dreigend) strafbaar feit; een (dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie over voornoemde feiten; een (dreiging) van bewust onjuist informeren; een (dreigende) schending van wet- of regelgeving; een (dreigende) schending van binnen Ruitenburg geldende (gedrags)regels of overige situatie die naar oordeel van de melder gemeld dient te worden aan de vertrouwenspersoon.

Melding

Een medewerker of een externe derde die van mening is dat sprake is van een (vermeende) onregelmatigheid kan een melding doen bij een van de vertrouwenspersonen. De melding kan per e-mail gestuurd worden naar een van onderstaande mailadressen:

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. 

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding bevestigt de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding aan melder. In deze bevestiging maakt de vertrouwenspersoon ook melding van de procedure en termijn die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding. Uiterlijk na vier weken bericht de vertrouwenspersoon aan melder welke maatregelen zijn genomen en hoe de verdere afhandeling zal verlopen. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen de termijn van vier weken gedaan kan worden meldt de vertrouwenspersoon dit aan de melder en geeft daarbij aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden.

Afhandeling

De vertrouwenspersoon informeert direct het bestuur en de compliance officer van Ruitenburg. De vertrouwenspersoon informeert de melder hierover. Direct na ontvangst van de melding zal de compliance officer van Ruitenburg een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid starten. De compliance officer is bevoegd extern (juridisch) advies in te winnen indien hij dit nodig acht, zijn taken en bevoegdheden zijn voor het overige vastgelegd in de handleiding compliance van Ruitenburg. De compliance officer rapporteert schriftelijk aan het bestuur over zijn bevindingen. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door de directie te nemen maatregelen.

Indien het bestuur van het advies wil afwijken, wordt dit met de compliance officer besproken. Indien de melding de compliance officer betreft zal het bestuur een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid (laten) starten.

Vertrouwelijkheid en bescherming

De melding geschiedt onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dit geldt ook voor de correspondentie over en de behandeling van de melding. De melder kan de vertrouwenspersoon, alleen schriftelijk, ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.

Het bestuur van Ruitenburg garandeert dat meldingen aan de vertrouwenspersoon op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren van medewerker binnen Ruitenburg of op de carrière mogelijkheden van medewerker. Indien melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt kan dit melder worden aangerekend door Ruitenburg.