Inleiding
Ruitenburg adviseurs & accountants hecht waarde aan een goede klachtenregeling met een zorgvuldige en vertrouwelijke afhandeling van de gemelde klachten.
In dit kader is Ruitenburg adviseurs & accountants van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde moeten kunnen stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem doen bij de vertrouwenspersoon van Ruitenburg adviseurs & accountants.
Begrippen
In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:
Ruitenburg adviseurs & accountants
De maatschap Ruitenburg adviseurs & accountants en Ruitenburg Audit B.V. (hierna gezamenlijk te noemen ‘Ruitenburg’).
Externe derde
Een natuurlijk persoon of rechtspersoon niet zijnde Ruitenburg of een van haar medewerkers.
Melder
Een natuurlijk persoon of rechtspersoon die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.
Compliance Officer
De natuurlijke persoon die door het bestuur van Ruitenburg is aangesteld en in het kader van deze klokkenluidersregeling kennis neemt van de melding en contactpersoon is van de melder.
(Vermeende) onregelmatigheid
Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Ruitenburg en/of haar medewerkers in verband met:
een (dreigend) strafbaar feit; een (dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie over voornoemde feiten; een (dreiging) van bewust onjuist informeren; een (dreigende) schending van wet- of regelgeving; een (dreigende) schending van binnen Ruitenburg geldende (gedrags)regels of overige situatie die naar oordeel van de melder gemeld dient te worden aan de vertrouwenspersoon.
Melding
Een medewerker of een externe derde die van mening is dat sprake is van een (vermeende) onregelmatigheid kan een melding doen bij de Compliance Officer. De melding kan per e-mail gestuurd worden naar het volgende e-mailadres: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding bevestigt de Compliance Officer de ontvangst van de melding aan melder. In deze bevestiging maakt de Compliance Officer ook melding van de procedure en termijn die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding. Uiterlijk na vier weken bericht de Compliance Officer aan melder welke maatregelen zijn genomen en hoe de verdere afhandeling zal verlopen. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen de termijn van vier weken gedaan kan worden meldt de Compliance Officer dit aan de melder en geeft daarbij aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden.
Afhandeling
De Compliance Officer informeert direct het bestuur van Ruitenburg. De Compliance Officer informeert de melder hierover. Direct na ontvangst van de melding zal de compliance officer van Ruitenburg een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid starten. De compliance officer is bevoegd extern (juridisch) advies in te winnen indien hij dit nodig acht, zijn taken en bevoegdheden zijn voor het overige vastgelegd in de handleiding compliance van Ruitenburg. De compliance officer rapporteert schriftelijk aan het bestuur over zijn bevindingen. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door het bestuur te nemen maatregelen. Indien het bestuur van het advies wil afwijken, wordt dit met de compliance officer besproken. Indien de melding de compliance officer betreft zal het bestuur een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid (laten) starten.
Vertrouwelijkheid en bescherming
De melding geschiedt onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dit geldt ook voor de correspondentie over en de behandeling van de melding. De melder kan de Compliance Officer schriftelijk ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.
Het bestuur van Ruitenburg garandeert dat meldingen door een medewerker aan de Compliance Officer op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren van medewerker binnen Ruitenburg of op de carrièremogelijkheden van medewerker. Indien melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt kan dit melder worden aangerekend door Ruitenburg.