Pro rata btw-aftrekrecht: ruimere mogelijkheden voor werkelijk gebruik methode

De wereld is al een tijd in de ban van de coronacrisis. En misschien op een andere wijze, maar het ‘normale’ leven gaat ook door. Zo heeft de rechter vorige maand een belangwekkende uitspraak gedaan over een kwestie die niet ging over minimaal anderhalve meter afstand houden, maar over anderhalf miljoen btw-teruggaaf voor een bank die zowel btw-belaste als btw-vrijgestelde diensten levert/prestaties verricht.

Voor een aantal soorten prestaties geldt een btw-vrijstelling; de ondernemer brengt voor die werkzaamheden dan geen btw in rekening. Zo’n vrijstelling is echter niet altijd voordelig, omdat het aftrekrecht op gemaakte kosten daarmee ook wegvalt.

Ondernemers die zowel belaste als vrijgestelde prestaties verrichten, krijgen vaak te maken met gemengde kosten. Dit zijn kosten die worden gemaakt bij uitvoering van zowel belaste als vrijgestelde prestaties, zoals energiekosten, telefoonkosten en kosten voor de accountant. Voor de splitsing van de btw op die kosten geldt als uitgangspunt dat de btw in aftrek wordt gebracht op basis van het percentage belaste omzet, ten opzichte van de totale omzet; de zogenoemde pro rata.

Afwijking van de pro rata methode is alleen mogelijk als je aannemelijk kunt maken dat een andere verdeelsleutel meer recht doet aan de werkelijkheid; de ‘werkelijk gebruik methode’. Denk aan een splitsing gebaseerd op vierkante meters of tijdbesteding. De fiscus laat de toepassing van een alternatieve methode meestal niet toe, omdat dit voor de Belastingdienst vaak minder goed controleerbaar is.

Uitspraak rechter

In de zaak met de bank heeft de bank een bedrijfseconomische analyse van de rentabiliteit per product gemaakt, om beter inzicht te krijgen in de winstgevendheid van de producten die zij aanbieden. Voor deze analyse werden de gemengde kosten verdeeld via de verdeelsleutels tijdregistratie, daadwerkelijke productafname en evenredige verdeling over diverse productgroepen. Dit resulteerde erin dat de gemengde kosten met name aan de belaste prestaties toegekend konden worden, waardoor meer btw kon worden teruggevraagd.

Bij de toepassing van deze alternatieve methode heeft de bank een aantal aannames en veronderstellingen gemaakt. De fiscus vond dat deze methode van werkelijk gebruik niet objectief en nauwkeurig was en dus niet kon worden gebruikt.

De rechter oordeelde dat de bank de btw-aftrek op basis van werkelijk gebruik wel voldoende had onderbouwd. Bij het bepalen van werkelijk gebruik moet volgens de rechter enige marge worden gelaten in de nauwkeurigheid. Een pro rata toerekening betekent per definitie dat het niet mogelijk is om het werkelijk gebruik exact te berekenen. Als dat wel zo zou zijn, dan zou geen sprake zijn van gemengde kosten. De enige voorwaarde is dat deze methode een nauwkeuriger beeld van werkelijk gebruik moet weergeven dan de pro rata.

Gevolgen voor de praktijk

Deze recente uitspraak biedt naar mijn mening mogelijkheden om sneller de werkelijk gebruik methode toe te passen dan voorheen. Dit geldt niet alleen voor banken, maar ook voor andere ondernemingen die zowel btw-belaste als btw-vrijgestelde prestaties verrichten. Gedacht kan worden aan zorginstellingen en onderwijsinstellingen.

Hierbij merk ik op dat een btw-ondernemer al snel met vrijgestelde prestaties te maken kan krijgen. Neem bijvoorbeeld een holdingvennootschap die jaarlijks rente ontvangt op een lening aan de dochtervennootschappen. De rente-inkomsten die meer dan bijkomstig zijn worden beschouwd als vrijgestelde omzet. De btw op algemene kosten van deze holdingvennootschap is dan pro rata aftrekbaar. Bij toepassing van een werkelijk gebruik methode, bijvoorbeeld op basis van bestede tijd, kan worden bereikt dat het btw-effect wordt beperkt en dus meer vooraftrek kan worden geclaimd.

Met de uitspraak zijn voor ondernemers met zowel belaste als vrijgestelde prestaties nieuwe mogelijkheden gecreëerd om hun btw-positie te optimaliseren. Ik raad deze ondernemers aan om hun huidige pro rata opnieuw te beoordelen en voor zover nodig bezwaar te maken tegen de ingediende btw-aangiften. Uiteraard kunnen wij je helpen met het optimaliseren van de btw-aftrek op gemengde kosten. Neem contact op via het formulier bij deze blog, en wij regelen het voor je!