Geheimhoudingsverklaring: beschermen van bedrijfsgegevens
Een ondernemer houdt bedrijfsgevoelige informatie het liefst geheim. Denk onder andere aan financiële gegevens, klantgegevens en-, technische gegevens met betrekking tot specifieke producten en/of werkprocessen. Deze informatie is van waarde en een ondernemer zal proberen te voorkomen dat deze wordt gedeeld met bijvoorbeeld concurrenten. Toch zijn er situaties dat het delen van bedrijfsgevoelige informatie onvermijdelijk is. Zo verkrijgen werknemers vaak specifieke kennis over het bedrijf. Als een arbeidsrelatie eindigt heeft de werkgever er dus belang bij dat de werknemer die specifieke informatie niet naar buiten brengt.
Er bestaan nog genoeg andere verhoudingen waarbij geheimhouding van belang kan zijn. Een belangrijke praktijk waarin gebruik gemaakt wordt van geheimhoudingsbedingen is de overnamepraktijk. In dit blog ga ik daar verder op in.
Geheimhoudingsverklaring bij overname of samenwerking
In overnametrajecten wordt de geheimhoudingsverklaring (ook wel non disclosure agreement (NDA)) veel gebruikt. In deze verklaring spreken partijen af welke informatie vertrouwelijk is en hoe zij hiermee omgaan.
Een geheimhoudingsverklaring kan eenzijdig of tweezijdig zijn. Als slechts één partij vertrouwelijke informatie deelt, dan kan de geheimhoudingsverklaring eenzijdig worden opgesteld. In dat geval wordt uitsluitend aan de ontvanger van de vertrouwelijke informatie (‘ontvanger’) geheimhouding opgelegd. Een tweezijdige geheimhoudingsverklaring houdt in dat partijen over en weer vertrouwelijke informatie delen. Beide partijen verplichten zich dan tot geheimhouding.
Het is verstandig een geheimhoudingsverklaring te sluiten voorafgaand aan de onderhandelingen over een beoogde samenwerking of bedrijfsovername, omdat partijen tijdens de onderhandelingen vertrouwelijke informatie delen. Het komt ook voor dat een verkoper aan meerdere potentiële kopers (‘gegadigden’) vertrouwelijke informatie deelt zodat ieder van hen een bod op de onderneming kan uitbrengen. Het is vanuit deze gegadigden bezien ook van belang dat met alle gegadigden een goede en soortgelijke geheimhoudingsverklaring is gesloten. Mocht een gegadigde de onderneming vervolgens overnemen, dan zijn de andere gegadigden bij een goed opgestelde geheimhoudingsverklaring nog aan de geheimhouding gebonden.
Als de onderhandelingen niet leiden tot de beoogde samenwerking of overname is het ook gewenst dat de partij die vertrouwelijke informatie heeft verstrekt de ontvanger aan kan spreken als deze met de verstrekte informatie aan de haal gaat.
Boetebepaling in geheimhoudingsverklaring
Om ervoor te zorgen dat partijen zich aan de afgesproken geheimhoudingsverplichting houden, is het opnemen van een boetebepaling relevant. De boete dient met name als afschrikeffect en niet zo zeer om de geleden schade ingeval van schending van het beding te vergoeden. De boete moet dan ook dermate hoog zijn, dat de ontvanger wel twee keer nadenkt voordat hij de geheimhoudingsverklaring schendt.
Maatwerk bij opstellen geheimhoudingsverklaring
Als je in de positie komt waarin het nodig is vertrouwelijke informatie over je onderneming te delen, is maatwerk bij het opstellen van een geheimhoudingsverklaring geboden. Zo valt na te gaan welke informatie bescherming nodig heeft en onder welke voorwaarden deze informatie wordt verstrekt. Voor meer informatie kan je uiteraard contact met mij opnemen.
