Wettelijke bewaarplicht ondernemers: ruim ieder jaar op

De grote voorjaarsschoonmaak is niet een jaarlijks gepland event; dat komt op als ik er behoefte aan en zin in heb. Tot op heden is er nog niets gedaan. In plaats daarvan is wel de tuin aan kant gemaakt, klaar voor de zomer. Hegje gesnoeid, tegels schoongespoten en onkruid gewied. Op zoek naar een zaag om de heg wat in te korten, kwam ik allerlei gereedschap tegen waarvan ik niet meer dacht het te hebben. Het brengt je dan op diverse ideeën. Zo kwam ik een handschuurmachine tegen en bedacht me om de trap te schuren en opnieuw te verven.

Wie wat bewaart, die heeft wat. En toch is het af en toe goed om alles nog eens goed na te gaan. Wat bewaar ik wel en wat doe ik weg. Dat geldt min of meer ook voor een ondernemer, met dien verstande dat voor een ondernemer een wettelijke bewaarplicht geldt.

Wettelijke bewaarplicht ondernemer

Een ondernemer moet zijn boeken en bescheiden ten minste 7 jaar bewaren. En dan wel zodanig, dat de Belastingdienst de administratie binnen een redelijke termijn eenvoudig kan controleren. Wat niet altijd bekend is, is dat als het onroerende zaken betreft, de bewaartermijn 10 jaar is. Dit houdt verband met de herzieningsregeling van de omzetbelasting.

Basisgegevens wettelijke bewaarplicht

De bewaarplicht omvat de zogenoemde basisgegevens:

• Grootboek
• Voorraadadministratie
• Crediteurenadministratie
• Inkoopadministratie
• Verkoopadministratie
• Salarisadministratie

Tegenwoordig hoeft dat niet meer te bestaan uit boekkasten vol met ordners; het ondernemingsarchief kan gedigitaliseerd worden bewaard. Dat scheelt in ieder geval fysieke ruimte.

Gevolgen niet voldoen aan bewaarplicht

Let op: het niet voldoen aan de bewaarplicht heeft behoorlijke gevolgen. De Belastingdienst kan een aantal sancties opleggen, zoals het opleggen van een boete of het omkeren en verzwaren van de bewijslast. In geval van faillissement kan dit onbehoorlijk bestuur opleveren, met alle gevolgen van dien voor de aansprakelijkheid van bestuurders.

Kortom, opruimen kan dus wel. Jaarlijks kan een jaarlaag van de administratie worden afgevoerd.