Verhoging vrije ruimte werkkostenregeling

In 2020 is de vrije ruimte verhoogd van 1,7% naar 3% voor de eerste € 400.000. Ook voor 2021 geldt dat voor de eerste € 400.000 de vrije ruimte verhoogd wordt van 1,7% naar 3%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 blijft de vrije ruimte 1,2% (2020) en 1,18% (2021). Overschrijding van de vrije ruimte brengt 80% eindheffing met zich mee. Op dit moment is nog niets bekend over een eventuele verhoging van de vrije ruimte voor het jaar 2022.

Vaste (reis)kostenvergoeding

In het kader van de werkkostenregeling kan de werkgever een vrije vaste vergoeding toekennen. Hierin kunnen intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en (belaste) posten die onder de vrije ruimte vallen (dan wel belast zijn met 80% eindheffing) worden opgenomen.

Als gevolg van de coronamaatregelen werken veel werknemers vanuit huis en maken zij (vrijwel) geen kosten voor het reizen. Het kabinet heeft besloten dat het veranderde reispatroon geen invloed heeft op de vaste reiskostenvergoeding. Tot en met 1 januari 2022 mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding onbelast uitbetalen, gebaseerd op het reispatroon waarop de vergoeding was gebaseerd. Daarbij geldt de voorwaarde dat deze vaste vergoeding al was toegekend op 12 maart 2020.

Thuiswerkvoorzieningen

Veel werknemers hebben voorzieningen zoals een laptop, beeldscherm of mobiele apparatuur ter beschikking gesteld gekregen van hun werkgever, zodat zij kunnen thuiswerken.

Wanneer het gaat om hulpmiddelen die volgens de werkgever noodzakelijk zijn om goed thuis te kunnen werken (noodzakelijkheidscriterium), hoeven de kosten hiervan niet meegeteld te worden bij het belastbaar loon van de werknemers.

De werkgever mag voor het thuiswerken bepaalde ARBO-zaken (bureau of bureaustoel) belastingvrij vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.

Thuiswerkvergoeding

Naast de gerichte vrijstellingen voor de thuiswerkvoorziening wordt per 1 januari 2022 een gerichte vrijstelling voor het vergoeden van thuiswerkkosten geïntroduceerd. Een bedrag van € 2 per dag mag worden vergoed als de werknemer geheel of gedeeltelijk thuiswerkt.

Wanneer werknemers een gedeelte van de dag thuiswerken en een gedeelte op kantoor, kan de werkgever een onbelaste reiskostenvergoeding geven of de onbelaste thuiswerkkostenvergoeding van € 2. Beide vergoedingen onbelast geven op één dag kan niet. Ook kan geen onbelaste thuiswerkvergoeding worden uitgekeerd als de werknemer op kosten van de werkgever reist naar de vaste werkplek (bijvoorbeeld kantoor) met een auto van de zaak, fiets van de zaak, OV-abonnement of OV-chipkaart.

De thuiswerkvergoeding kan wel naast de reiskostenvergoeding vergoed worden als de werknemer een deel van de dag thuiswerkt en diezelfde dag ook een zakelijke rit maakt, anders dan naar de vaste werkplek. 

De werknemer en werkgever kunnen vaste afspraken maken over het aantal dagen per week waarop de werknemer thuiswerkt. Op basis hiervan kan de werkgever een vaste vergoeding toekennen. Zo hoeft de werkgever niet per werkdag bij te houden welke vergoeding hij toekent. De vaste vergoeding hoeft niet te worden aangepast als incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor wordt gewerkt, of andersom. Wanneer de werknemer structureel meer gaat thuiswerken of naar kantoor gaat, dan moet de vaste vergoeding worden aangepast.